Outlook – Optimiser sa messagerie
Objectifs
Déterminer des règles efficaces
Optimiser la gestion des messages
Organiser sa messagerie pour optimiser son temps
Se déplacer rapidement dans Outlook
Rappeler automatiquement à vos collaborateurs des rendez-vous, des mails à traiter, des travaux à réaliser
Prérequis
- Avoir validé le test d’évaluation disponible sur notre site internet
- Avoir une connexion internet ainsi qu’un ordinateur
Public concerné
Utilisateurs souhaitant optimiser l’utilisation d’Outlook
Contenu
1.Rappel sur les fonctionnalités de base
- Rappel sur la terminologie des objets et des fonctionnalités
2.Modifier l’environnement de travail
- Paramétrer les volets de navigation, de lecture
- Utiliser les différents types de disposition d’affichage
- Paramétrer le ruban (version 2010, 2013)
- Gérer les différentes options
3.Améliorer la gestion des messages
- Utiliser les raccourcis clavier
- Gérer les courriers indésirables
- Marquer des messages avec les indicateurs rapides
- Utiliser les boutons de vote pour faciliter le suivi de réponses
- Filtrer les messages avec les dossiers de recherche
- Utiliser l’affichage conversation
- Associer une couleur à un expéditeur
- Créer des règles d’automatisation
- Utiliser les actions rapides
- Concevoir un modèle de courrier
- Organiser son carnet d’adresses avec les groupes
- Créer une tâche à partir d’un e-mail
- Mettre en place des bonnes pratiques de classement et d’archivage
4.Déléguer l’accès à sa boite aux lettres
- Gérer le partage de sa boite aux lettres, son agenda, sa liste de taches, son carnet d’adresses
- Utiliser le caractère privé des objets
- Définir les niveaux d’autorisation
- Créer un groupe de calendrier
5.Partager des ressources dans les dossiers Public concernés
- Créer un dossier Public concerné sur le serveur
- Définir les propriétés de partage
- Gérer les autorisations d’accès
Durée et lieu
- Une journée
- Formation en distancielle
Encadrement
- Mail d’accueil du participant
- Règlement intérieur
- Évaluation en fin de formation pour mesurer l’adéquation des résultats obtenus avec les objectifs visés.
Moyens pédagogiques
Lors des formations en distanciel, le formateur met à disposition tout le matériel de formation nécessaire :
− Formateur expert dans le domaine
- Les supports de cours au format numérique
- Les différents exercices d’évaluation et d’entrainement et cas pratiques
- Des apports théoriques appuyés par des études de cas,
- Des exercices progressifs selon la formation
- Simulations avec débriefing
- Mise à disposition en ligne de documents supports à la suite de la formation
Lors des formations en présentiel, le formateur met en sus à disposition tout le matériel de formation nécessaire :
- Plusieurs ordinateurs portables (sous Windows 7 ou 10)
- Les logiciels appropriés,
- La connexion Internet et à notre serveur
Les supports papier
Modalités techniques et d’organisations
- La formation a lieu par visioconférence aux jours et heures prévues dans le calendrier signé par le (la) stagiaire. Le planning reste cependant modulable en fonction de la disponibilité du (de la) stagiaire face à des impératifs non prévisibles.
- Le (la) stagiaire devra donc être équipé(e) du matériel adéquat : ordinateur avec webcam, scanner et imprimante.
Les supports concernant les travaux à effectuer (cf. Contenu) sont envoyés par mail au stagiaire. Le stagiaire renvoie sous la même forme les travaux réalisés et/ou s’en munit pour la séquence suivante. Il est possible également de se partager les documents (Drive). Les délais pour le rendu des travaux est déterminé au « fil de l’eau » par la formatrice et le stagiaire.
Évaluation
- Une évaluation préformation pour définir les besoins et le parcours de formation de chaque apprenant,
- Des exercices et cas pratiques tout au long de la formation
- Une évaluation de fin de formation pour mesurer l’assimilation et l’implication du stagiaire
Dispositif de suivi de l’action de formation
La présence du stagiaire sera contrôlée par le formateur ainsi que le biais d’une feuille d’émargement transmis par email en fin de journée au formateur, donnant droit à la délivrance d’une attestation de fin de stage.
Prix
364 €